Se si intende organizzare un’iniziativa, è necessario anzitutto avere un’idea chiara rispetto ad alcuni aspetti, che qui si riassumono:

 

1. Cos’è una manifestazione temporanea?

Le manifestazioni temporanee sono eventi organizzati da privati oppure da enti pubblici, che si svolgono, per un periodo di tempo limitato ad uno o più giorni, su aree private oppure su aree pubbliche di cui il Comune abbia concesso la disponibilità.
Normalmente le manifestazioni trovano spunto in una ricorrenza locale, oppure in una riunione straordinaria di persone determinata dalle più svariate circostanze (si pensi, ad esempio, ad una manifestazione sportiva, come una minirun, oppure culturale, come un festival letterario, e via dicendo).


2. A chi comunicare l’evento?

Sulla base della normativa vigente (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza – TULPS) ogni evento, pur di natura privata, sulla base del luogo in cui sarà tenuto, del numero potenziale di persone che interverranno, della finalità per la quale viene organizzata, assume un profilo giuridico pubblico.
In tali casi corre l’obbligo agli organizzatori la comunicazione preventiva al Comune di Bomporto (almeno 30 giorni prima) e alla Questura (almeno 3 giorni prima).
La comunicazione al Comune, indirizzata al Sindaco, deve essere consegnata all’Ufficio Protocollo su carta intestata dell’Associazione e deve contenere:

a) dati identificativi dell’organizzazione (compresi i dati dell’organizzatore:presidente o rappresentante legale della associazione);
b) titolo della manifestazione o delle manifestazioni che si intendono realizzare nell’anno e descrizione di massima delle attività previste;
c) finalità della manifestazione;
d) spazi pubblici/privati nei quali si svolgerà;
e) eventuali richieste che si intendano avanzare (chiusura strade, divieti di sosta, aree pubbliche da riservare, spostamento cassonetti permanenti o numero di contenitori provvisori necessari, richiesta di patrocinio, e così via);
f) periodo di svolgimento;
g) eventuali attività di preparazione e distribuzione cibo;
h) eventuali spettacoli
(Un esempio di richiesta la si trova qui)

La domanda, pena la nullità, deve essere leggibile ed accompagnata dal nominativo e dai recapiti del Responsabile dell’evento, firmatario della richiesta, nonché dalla copia del documento di identità.
La comunicazione alla Questura va redatta su apposita modulistica ed è obbligatoria nel caso di un evento che conti potenzialmente più di 200 persone.

Ricorda: la richiesta di Patrocinio non esonera l’organizzazione dal richiedere le autorizzazioni ed i permessi necessari, né dal pagamento delle tasse previste. Non comporta, inoltre, concessione di contributi a meno che non sia espressamente richiesto e tale domanda venga approvata con Deliberazione di Giunta. Si ricorda che la richiesta di materiali ed attrezzature comunali è soggetta a disponibilità limitata.

 


3. L’evento si svolgerà in area pubblica?
Se l’iniziativa si svolge in area pubblica è necessario distinguere in spazi parti e locali.  Nel caso la manifestazione si svolga su all’aperto, su suolo pubblico è necessario il pagamento della COSAP (Canone per l’Occupazione di Suolo e Aree Pubbliche) presso il Servizio Tributi del Comune di Bomporto. Al contrario, se l’ evento è organizzato presso un locale comunale è invece previsto il pagamento della tariffa relativa alla sala che si deve riservare.
A tale scopo è necessario presentare domanda di occupazione di suolo pubblico, corredata da una mappa o pianta dell’area che si intende utilizzare, ovvero richiesta di utilizzo di un locale pubblico.
Il canone può essere azzerato nel caso di concessione del patrocinio da parte del Comune di Bomporto, se preliminarmente inserito nella richiesta.

Ricorda: le aree pubbliche occupate dovranno essere riconsegnate in perfetto stato, rimuovendo tutti i rifiuti. Eventuali pulizie straordinarie dovute ad incuria saranno imputate agli organizzatori dell’evento.

 


4. L’evento prevede spettacoli ed attività di intrattenimento?
Se sono previsti spettacoli ed intrattenimenti pubblici è necessario allegare alla domanda il modulo di “Richiesta di licenza temporanea per spettacoli ed intrattenimento pubblico nell’ambito di Sagre, Fiere o altre Manifestazioni”correttamente compilato. Per l’organizzazione di spettacoli musicali (concerti, piano bar, musica dal vivo…) e l’utilizzo di musica riprodotta serve l’autorizzazione ed il pagamento dei diritti SIAE. L’organizzatore dovrà provvedere autonomamente al disbrigo di tutte le incombenze relative ovvero sarà il Comune ad adempiervi qualora espressamente richiesto e concesso. Per il Comune di Bomporto l’ufficio di competenza è sito in Via Pigozzi a Crevalcore (BO). Se la manifestazione si svolge nel rispetto della normativa sull’inquinamento acustico (Legge 447/1995 – all’’art. 5 della L.R. n. 15 del 9/05/2001), non occorre richiedere Richiesta di autorizzazione in deroga ai limiti ed è sufficiente la dichiarazione contenuta nel “modulo di richiesta di licenza temporanea per spettacoli e trattenimenti pubblici nell’ambito di sagre, fiere, o altre manifestazioni”.

 


5. L’evento prevede somministrazione di alimenti e bevande?
Se l’iniziativa prevede preparazione e somministrazione di cibi e bevande è necessario compilare, almeno 7 giorni prima dell’inizio della manifestazione, la “SCIA per attività di somministrazione temporanea”.
L’esercizio di tali attività è circoscritto alle sole giornate di svolgimento della manifestazione e per i locali e luoghi cui si riferiscono.
Per le manifestazioni a carattere religioso, benefico, solidaristico, sociale o politico la legge non richiede all’organizzazione il possesso di requisiti professionali (rec, corso di formazione, pratica professionale ecc.ecc), bensì esclusivamente dei requisiti morali.In questi casi deve essere indicato un referente dell’attività di preparazione e somministrazione, che dovrà essere in possesso dell’attestato di livello 1 previsto dalla L.R. 11/2003 e dalla D.G.R. 342/2004.
Qualora l’attività di somministrazione temporanea non rientri nelle casistiche sopra riportate, l’organizzatore,o una persona designata dallo stesso, dovrà essere in possesso dei requisiti professionali (rec, corso di formazione, pratica professionale ecc. ecc), e avrà l’onere di seguire direttamente lo svolgimento della manifestazione).

Ricorda: È vietata la somministrazione di bevande alcoliche ai minori (c.p.) fino al 21% del volume (L. 125/2001). E’ inoltre vietata la vendita di bevande in contenitori di vetro (vedi ordinanza qualora sia stata adottata apposita ordinanza che ne formalizza il divieto).

 


6. L’evento richiede l’installazione temporanea di strutture speciali (gazebo, palchi, tribune e così via)?
Se l’iniziativa prevede il montaggio di strutture apposite (tensostrutture, platee, palchi..) è necessario indicarlo nella domanda, da consegnare almeno 20 giorni prima dell’evento al Servizio Protocollo del Comune di Bomporto, a firma di un tecnico abilitato:

a) Corretto montaggio strutture;
b) Certificazione bombole gas;
c) Corretto montaggio e certificato di conformità di impianti elettrici e/o gas temporanei;
d) Collaudi statici delle strutture utilizzate (ad eccezione di palchi con altezza inferiore a 80 cm. e strutture di mt. 3×3 utilizzate per i mercatini).

Ultimata l’installazione, ai fini del rilascio dell’Autorizzazione al Pubblico Spettacolo, la Commissione di Vigilanza procederà ad una verifica preliminare delle strutture e delle attrezzature (estintori, impianti..) non prima di due giorni dalla data d’inizio dell’evento.

Ricorda: La responsabilità verso terzi di tali strutture durante lo svolgimento delle manifestazioni è in capo all’associazione organizzatrice dell’evento

 


7. L’evento richiede fornitura straordinaria di energia elettrica?
L’organizzatore dell’evento dovrà premurarsi di fare richiesta direttamente all’Ente fornitore almeno 30 giorni prima dell’inizio della manifestazione.
Nel caso siano necessari allacciamenti alla rete elettrica, dovrà altresì contattare un elettricista che rilasci le certificazioni tecniche di corretto montaggio e conformità più sopra descritte.

 


8. L’evento richiede modifiche alla viabilità?
Le iniziative che si svolgono su aree pubbliche generalmente richiedono modiche alla circolazione ed alla sosta dei mezzi. La richiesta di tali modifiche va presentata almeno 30 giorni prima della data prevista per l’evento, congiuntamente alla richiesta di patrocinio o alla presentazione del “Piano d’emergenza” (art. 10 del presente testo), ed indirizzata al Comandante della Polizia Municipale. Non è previsto il silenzio assenso: affinché le variazioni alla viabilità siano effettive, deve essere prodotta una specifica ordinanza.
Nel caso si renda necessaria l’effettiva presenza di personale di polizia municipale oltre il normale orario di servizio, relativamente a prestazioni necessarie allo svolgimento di attività ed iniziative di carattere privato che incidono sulla sicurezza e sulla fluidità della circolazione nel territorio dell’ente, le spese sono poste interamente a carico del soggetto organizzatore o promotore dell’evento, secondo quanto disposto dall’art. 22, comma 3-bis, del D.Lgs 24 aprile 2017, n. 50, coordinato con la legge di conversione 21 giugno 2017, n.96.
Tali spese possono essere ridotte o azzerate nel caso di concessione di patrocinio oneroso.

 


9. Come si procede con le pubbliche affissioni?
Se l’iniziativa ha ottenuto il Patrocinio del Comune di Bomporto e sui manifesti non compaiono sponsor, gli oneri di affissione nei Comuni d’interesse sono ridotti al 50%. Per ottenere la riduzione occorre inviare la Delibera di Patrocinio all’Ufficio Tributi dei Comune destinatari dei manifesti. In caso di Patrocinio non concesso, gli oneri di affissione saranno da evadere nel loro intero importo.

 


10. L’evento richiede un Piano d’Emergenza, un Responsabile della Sicurezza ed un Responsabile del Primo soccorso?
A partire dal 2017 con la Circolare Gabrielli e le seguenti Circolare Morcone e Circolare Piantedosi, si è sviluppata la normativa in ambito di Safety, ovvero delle misure strutturali per la salvaguardia dell’incolumità della persona, e Security (misure a tutela dell’ordine e della sicurezza pubblica), dunque le misure preventive di sicurezza sono state incrementate e potenziate.
Nella fattispecie: per ogni manifestazione di pubblico spettacolo sarà cura dell’associazione organizzatrice valutare il rischio (avvalendosi della apposita tabella di calcolo) e predisporre le misure di sicurezza indicate per ciascuna fascia di rischio (basso/medio/elevato). In particolare:

Manifestazioni a rischio basso:
§) I mezzi di soccorso possono essere ad una distanza di 50 m al massimo;
§) Deve essere presente un estintore ogni 200mq e 4 operatori con formazione antincendio. Se gli spettatori sono più di 1000, gli addetti alla sicurezza devono essere 6. §) Gli operatori vanno nominati con apposito modulo;
§) Devono essere incentivate le comunicazioni al pubblico con l’ausilio dei megafoni;
§) Non è necessario suddividere gli spettatori in settori;

Manifestazioni a rischio medio:
§) Deve essere garantito l’accesso ai mezzi di soccorso all’interno dell’area;
§) Devono essere segnalate le vie di esodo;
§) Deve essere presente un estintore ogni 200mq e un operatore con formazione antincendio ogni 250 persone. Inoltre deve essere nominato un responsabile ogni 20 operatori. Deve essere redatta una mappa degli idranti e i Vigili del Fuoco devono trovarsi ad una distanza dall’evento di non più di 15 minuti;
§) Per le comunicazioni al pubblico devono essere predisposti dei sistemi di diffusione dei messaggi audio-visivi;
§) Se gli spettatori sono più di 5000 è necessario suddividere l’afflusso in due settori ad una distanza di 4,50m l’uno dall’altro;

Manifestazione a rischio elevato:
§) I mezzi di soccorso devono essere presenti all’interno dell’area;
§) Devono essere segnalate le vie di esodo e predisposti dei punti di ammassamento dei soccorsi Per le comunicazioni al pubblico devono essere predisposti dei sistemi di diffusione dei messaggi audio-visivi;
§) Deve essere presente un estintore ogni 200mq e un operatore con formazione antincendio ogni 250 persone. Inoltre deve essere nominato un responsabile ogni 20 operatori. Deve essere redatta una mappa degli idranti e i Vigili del Fuoco devono essere presenti in loco;
§) Se gli spettatori sono più di 20.000 è necessario suddividere l’afflusso in due settori ad una distanza di 4,50m l’uno dall’altro;
§) Per le comunicazioni al pubblico devono essere predisposti dei sistemi di diffusione dei messaggi audio-visivi. 

Ricorda: per tutti i profili di rischio, a seguito della valutazione, deve essere redatto un Piano d’Emergenza (è presente un fac-simile compilabile nella sezione “Modulistica”) che contenga:
a) Responsabile della sicurezza;
b) Procedure di evacuazione;
c) Misure per eventi incidentali ipotizzati come probabili (ad esempi: alluvione in un momento di piena);
d) Misure adottate per i diversamente abili;
e) Misure predisposte per i soccorsi;
f) Modalità di comunicazione al pubblico delle emergenze.


11. La manifestazione richiede l’autorizzazione della Commissione di Vigilanza sui Locali di Pubblico Spettacolo?
Con la Circolare Piantedosi si ribadisce la differenza tra:
a) manifestazioni in luogo pubblico (art.18 del T.U.L.P.S): che si svolgono semplicemente in aree pubbliche (ad esempio riunioni, cortei, raduni e così via) e non sono soggette ad autorizzazione ma solo alla comunicazione preventiva alla Questura;
b) manifestazioni di pubblico spettacolo (artt. 68, 69 e 80 del T.U.L.P.S.): manifestazioni con spettacoli, allestimenti ed impianti temporanei che si svolgono per un periodo di tempo limitato nell’arco dell’anno in luoghi non ordinariamente adibiti a queste attività. Le manifestazioni di pubblico spettacolo sono soggette ad autorizzazione. L’autorizzazione viene rilasciata direttamente dall’Ufficio competente (SUAP o Sport e Volontariato) per gli spettacoli in aree o locali con capienza fino a 200 persone a seguito di presentazione da parte dell’organizzatore del progetto e della relazione d’emergenza di un tecnico abilitato, fatto salvo l’invio della documentazione alla commissione di vigilanza ai fini dei controlli previsti dall’art. 141 co.1 lett. e). In caso di affollamento previsto superiore alle 200 persone, l’Ufficio competente deve convocare la Commissione di Vigilanza sui Locali di Pubblico Spettacolo (C.V.L.P.S.) che provvede ad esaminare il progetto e ad effettuare il sopralluogo non appena collocate tutte le eventuali installazioni temporanee e comunque prima dell’inizio della manifestazione.

La Circolare è consultabile per intero qui